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Pourquoi vos clients vous sollicitent tout le temps (et comment les éduquer en douceur)

« Maître, j’ai une question rapide. »
« Où en est mon dossier ? »
« J’ai oublié de vous envoyer un document, je vous l’apporte ce matin. »
« Je vous ai laissé un message ce week-end… »

Ces messages vous semblent familiers ?
C’est normal. Les clients d’avocats indépendants sollicitent énormément.
Mais ce n’est pas une fatalité.

Pourquoi ils vous sollicitent (trop) souvent

👉 Ils n’ont pas de point de repère.
Si vous ne leur dites pas quand et comment ils auront des nouvelles, ils vous contactent au hasard.

👉 Ils ne voient pas les limites.
Ils pensent que vous êtes “disponible” puisque vous êtes “leur avocat”.
Et ils ne comprennent pas que chaque appel ou message interrompt votre concentration.

👉 Ils veulent se rassurer.
Ils sont souvent dans des situations stressantes.
Et pour beaucoup, vous êtes leur seul repère dans une procédure qu’ils ne comprennent pas toujours.

👉 Vous avez (sans le vouloir) validé ce comportement.
En répondant à des appels le week-end, ou à des mails non urgents dans la minute, vous avez instauré une norme… difficile à faire évoluer.

Le vrai coût de cette sur-sollicitation

Ce n’est pas “juste” fatigant.

C’est :

  • du temps perdu,
  • une dispersion mentale,
  • des interruptions multiples dans des journées déjà surchargées,
  • et souvent, un sentiment d’envahissement.

Vous n’avez pas besoin d’être joignable.
Vous avez besoin d’être efficace.

Comment les éduquer… sans les froisser

Bonne nouvelle : il est possible de reposer un cadre clair, humain et respectueux.

Voici 4 leviers concrets :

1. Définir des horaires de communication

Exemple :

“Le cabinet répond aux appels du lundi au vendredi de 9h à 12h. En dehors de ces créneaux, les messages seront traités le lendemain.”

✅ À afficher sur votre site
✅ À rappeler dans votre signature mail
✅ À répéter au téléphone si besoin

2. Structurer les échanges via un site professionnel

Un site bien pensé permet à vos clients de :

  • téléverser leurs pièces directement dans leur espace sécurisé
  • consulter les étapes de leur dossier
  • prendre rendez-vous ou poser une question sans vous appeler

👉 Avec un site Veraxis, vos clients ont leur propre interface privée, qui répond à 90 % de leurs interrogations sans que vous ne leviez le petit doigt.

3. Rassurer sans surdisponibilité

Exemple de message-type :

“Je vous confirme la bonne réception de vos pièces. Nous reviendrons vers vous dans les 7 jours ouvrés avec les prochaines étapes.”

✅ Vous rassurez
✅ Vous posez un délai
✅ Vous reprenez le contrôle

4. Être ferme… avec élégance

Il est possible de refuser un appel impromptu ou une relance excessive tout en restant professionnel.

Exemple :

“Je comprends votre inquiétude. Pour que je puisse vous répondre dans de bonnes conditions, je vous propose de fixer un rendez-vous. Vous pouvez le faire directement via mon site.”

Vous êtes avocat, pas standardiste.

Votre valeur ne se mesure pas au nombre de messages traités, mais aux résultats concrets que vous obtenez.
Et pour cela, vous avez besoin de sérénité, de temps long, et de structure.

Chez Veraxis, nous créons des sites pensés pour ça.
Pas pour “faire joli”. Mais pour vous rendre la vie plus simple.
Et aider vos clients à mieux communiquer, sans vous surcharger.

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